“hotelkit hat uns ermöglicht jederzeit miteinander zu kommunizieren, unabhängig davon in welchem unserer verschiedenen Häuser wir uns befinden. Damit haben wir es geschafft einen qualitativ hochwertigen Service in unseren Apartments zu garantieren.”
Josh Fairweather
Guest Experience Manager
SmartRental
SmartRentals Madrid bietet seinen Gästen ein besonderes Unterkunftserlebnis: voll ausgestattete Ferienwohnungen in zentraler Lage – unter anderem in den Stadtteilen Chueca, Gran Vía und Puerta del Sol. Die Apartments, geeignet für ein bis acht Personen, richten sich sowohl an Geschäftsreisende als auch an Urlauber. Unter dem Leitmotiv „Besser als ein Hotel“ kombiniert das Unternehmen den Komfort und die Unabhängigkeit eines Apartments mit dem Servicegedanken eines Hotels.
Herausforderung
Dezentrale Teams erschwerten Kommunikation
Das innovative Konzept von SmartRentals bringt besondere organisatorische Anforderungen mit sich. Die Apartments sind nicht nur unterschiedlich groß, sondern auch über verschiedene Stadtteile Madrids verteilt. Für das Management bedeutete dies, eine Lösung zu finden, die eine einheitliche und reibungslose Kommunikation im gesamten Team ermöglicht.
Bis dahin war es eine Herausforderung, Informationen gleichzeitig an alle Mitarbeitenden weiterzugeben und Aufgaben effizient zu koordinieren. Besonders im technischen Bereich fehlte eine zentrale Struktur zur Dokumentation und Nachverfolgung von Reparaturen.
Auch die Transparenz im Arbeitsalltag ließ zu wünschen übrig – es war schwierig nachzuvollziehen, welche Aufgaben bereits erledigt waren und wo kurzfristig Unterstützung benötigt wurde. Durch die räumliche Trennung der Teammitglieder war eine durchgängige Abstimmung ohne Unterbrechung des Arbeitsflusses kaum möglich.
Lösung
Digitale Struktur für tägliche Abläufe
Im Januar 2018 nahm SmartRentals erstmals Kontakt zu hotelkit auf. Innerhalb nur einer Woche wurde alles für die Einführung vorbereitet, sodass bereits Anfang Februar die Testphase mit dem gesamten Team starten konnte. Von Beginn an zeigte sich eine intensive Nutzung der Plattform. Das Team nutzte hotelkit aktiv zur Kommunikation, zur Organisation von Reparaturen sowie zur strukturierten Übergabe von Aufgaben. Die Einführung verlief so erfolgreich, dass SmartRentals direkt im Anschluss offizieller hotelkit-Kunde wurde.
Dank hotelkit konnten alle Mitarbeitenden unabhängig vom jeweiligen Standort auf denselben Informationsstand gebracht werden. Reparaturaufträge werden seitdem übersichtlich dokumentiert und direkt an die Techniker übermittelt, die diese mobil abrufen und bearbeiten können. Zudem sorgen Übergaben und Checklisten für eine klar geregelte Aufgabenverteilung und bessere Nachvollziehbarkeit im Tagesgeschäft. Die Prozesse wurden standardisiert, und wichtige To-dos lassen sich teamübergreifend verfolgen.
Begleitet wurde die Einführung von einem engagierten Customer Success Team, das das Hotelmanagement bei der Umsetzung weiterer Prozesse unterstützte und gemeinsam mit dem Team individuelle Vorlagen entwickelte. Besonders förderlich für den erfolgreichen Start war die hohe Akzeptanz im Team: Die Mitarbeitenden waren von Anfang an involviert und gestalteten die Schulungen aktiv mit.
Ergebnis
Stärkere Teamarbeit und hoher Qualitätsstandard
Bereits während der Testphase zeigte sich eine intensive Nutzung von hotelkit, die sich im weiteren Verlauf noch deutlich steigerte. Besonders das Tool für Übergaben wurde schnell zu einem festen Bestandteil des täglichen Ablaufs und erleichtert seither die teamübergreifende Abstimmung.
Auch die Aufgabenverwaltung mithilfe integrierter Checklisten hat sich als äußerst wertvoll erwiesen. Sie unterstützt das Team in allen Bereichen – etwa bei der Frühdienstübergabe an der Rezeption oder bei den täglichen Housekeeping-Routinen – und trägt dazu bei, dass in sämtlichen Apartments ein gleichbleibend hoher Qualitätsstandard gewährleistet werden kann. Das Reparaturmanagement wurde durch hotelkit deutlich effizienter gestaltet: Techniker erhalten ihre Aufträge direkt digital und können ohne Zeitverlust mit der Bearbeitung beginnen. Darüber hinaus fördern weitere Tools wie interne News, die Ideenplattform oder die strukturierte Bearbeitung von Gästewünschen die Kommunikation und Zusammenarbeit im gesamten Team.
Mit hotelkit hat SmartRentals Madrid eine Lösung etabliert, die Kommunikation, Koordination und Qualitätssicherung nahtlos miteinander verbindet – und damit die täglichen Prozesse nachhaltig verbessert.
