“Innovationen werden mithilfe von hotelkit viel schneller vorangebracht und jeder Mitarbeiter kann sich an Diskussionen beteiligen.”
Hermann Arlt
General Manager
Living Hotel am Deutschen Museum
Die Living Hotels der Derag Unternehmensgruppe verbinden klassische Hotelzimmer mit komfortablen Serviced Apartments an insgesamt 17 Standorten in Deutschland und Österreich. Um den hohen Ansprüchen an Kommunikation, Innovationskraft und effiziente tägliche Abläufe gerecht zu werden, entschieden sich die Living Hotels bereits im Jahr 2012 für die Einführung von hotelkit – einer digitalen Plattform, die seither stetig weiterentwickelt und fest in den Arbeitsalltag aller Häuser integriert wurde.
Die hotelkit Multi Property-Funktion ermöglicht es den Living Hotels, mehrere Betriebe innerhalb einer gemeinsamen Plattform zu vereinen. Dabei bleibt jedes Haus ein eigenständiger Arbeitsbereich, während gleichzeitig eine übergeordnete Steuerungsebene den Austausch, die Vereinheitlichung von Prozessen und das Teilen von Wissen vereinfacht. Mitarbeitende können über Hausgrenzen hinweg kommunizieren, gemeinsam an Projekten arbeiten und wertvolle Erfahrungen austauschen – und das alles in einer übersichtlichen, benutzerfreundlichen Oberfläche, die auf die Bedürfnisse moderner Hotelbetriebe zugeschnitten ist. Wie erfolgreich die Einführung von hotelkit war, zeigt die folgende Erfolgsgeschichte.
Herausforderung
Verbesserung der häuserübergreifenden Kommunikation
Die Living Hotels vereinen unterschiedliche Häuser mit je eigenem Charakter. Dies machte es besonders herausfordernd, eine einheitliche Kommunikation über die Standorte hinweg zu etablieren, ohne dabei die individuelle Identität jedes Hotels zu gefährden. Gleichzeitig bestand der Anspruch, Prozesse klarer, transparenter und digitalisiert abzubilden. Auch sollten Standards geschaffen werden, um beispielsweise den Service für Gäste in allen Häusern gleichbleibend hochwertig und zuverlässig zu gestalten. Die Verbesserung der internen wie externen Kommunikation sowie die Harmonisierung von Abläufen standen dabei im Mittelpunkt – jedoch immer mit dem Ziel, die Persönlichkeit und Besonderheiten der einzelnen Häuser zu bewahren.
Lösung
Multi-Property-Struktur für standortübergreifende Zusammenarbeit
Living Hotels war einer der ersten Partner, der sich aktiv an der frühen Entwicklung und Etablierung von hotelkit beteiligte. Von Beginn an wurde eng mit dem hotelkit Expertenteam zusammengearbeitet, um die Software nicht nur zu implementieren, sondern sie mit praxisnahen Anforderungen mitzugestalten. Eine Besonderheit lag in der Einführung einer mehrschichtigen Struktur: Einerseits nutzt jedes Haus hotelkit für die internen täglichen Abläufe – von der Aufgabenverteilung über Übergaben bis hin zur Dokumentation von Wissen. Andererseits wurde eine übergeordnete Plattformebene geschaffen, die es ermöglicht, sämtliche Hotels miteinander zu vernetzen. So konnten Mitarbeiter nicht nur intern effizienter arbeiten, sondern auch standortübergreifend zusammenwirken. Die Zentrale pflegt ein zentrales Handbuch, das automatisch in alle hotelkits synchronisiert wird. Informationen können gezielt an spezifische Gruppen innerhalb der Gruppe verteilt werden. So entstand nicht nur eine technische Infrastruktur, sondern eine neue Kultur der Zusammenarbeit und des Wissensaustauschs.
Ergebnis
Wissensnetzwerk & Innovationstreiber
Mit der Einführung von hotelkit wurde nicht nur das Ziel erreicht, die Kommunikation zwischen den Häusern zu verbessern und Arbeitsabläufe zu vereinheitlichen – es entstanden darüber hinaus neue Möglichkeiten für Austausch, Beteiligung und kontinuierliche Verbesserung. Die Software entwickelte sich zu einem zentralen Werkzeug, das Mitarbeitenden Orientierung bietet, ein gemeinsames Verständnis schafft und den Informationsfluss erleichtert. Über die Jahre entstand eine umfangreiche Wissensbasis, auf die alle Beteiligten jederzeit zugreifen können. Gleichzeitig etablierte sich hotelkit als Plattform für Innovation: Neue Ideen werden eingebracht, diskutiert und weiterentwickelt – ein Prozess, an dem sich Mitarbeiter:innen aus allen Häusern beteiligen können. Vom Feedback zur Gästekommunikation bis hin zu kreativen Vorschlägen für Design und Servicegestaltung – hotelkit wurde zum digitalen Treffpunkt einer lebendigen Hotelgruppe.
