“Ohne hotelkit zu arbeiten, scheint mir schwer vorstellbar. Kein anderes Tool zentralisiert alles so übersichtlich.”
João Everard
Front Office Manager
InterContinental Vienna Hotel
Im InterContinental Hotel Wien hat sich der Arbeitsalltag deutlich weiterentwickelt. Joao Everard ist seit 10 Jahren Front Office Manager und hat in dieser Zeit viele Veränderungen miterlebt. Besonders in den letzten Jahren hat sich durch die Einführung der Kommunikationsplattform hotelkit einiges getan. Everard teilt mit uns seine Erfahrungen aus der Praxis, wie hotelkit erfolgreich im Front Office eingesetzt wird.
Die Implementierung von hotelkit hat den Arbeitsablauf im InterContinental Hotel nachhaltig verbessert und das Front Office Team ist begeistert von der einfachen Handhabung und der effizienten Organisation. Früher arbeitete man mit Spreadsheets und Telefonanrufen, was zu Informationsverlust und unnötigen Verzögerungen führte. Doch seit der Einführung von hotelkit sind diese Sorgen Vergangenheit.
Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen
Eines der beeindruckendsten Nutzungsbeispiele für das Front Office Team ist die reibungslose Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen wie Housekeeping, Room Service und der Technikabteilung.
“Wir sind in ständiger Kommunikation mit den Kolleg:innen der anderen Abteilungen, und das Tool macht es uns leicht, Gästeanfragen und Aufgaben zu koordinieren. hotelkit bietet eine zentrale Übersicht über den Stand der Aufgaben, sodass das Team sich leicht organisieren kann.”
João Everard
Front Office Manager
InterContinental Vienna Hotel
hotelkit für Front Office Teams – 5 Anwendungsbeispiele aus der Praxis
- Digitale Dienstübergabe: Im Übergaben-Tool werden wichtige Informationen für die Kolleg:innen in der nächsten Schicht digital weitergeleitet. Die Übergaben sind somit stets nachvollziehbar und transparent. Keine Information geht mehr verloren und alle sind stets up-to-date. Zusätzlich können auch Mitarbeiter:innen aus anderen Abteilungen verlinkt werden und per Kommentarfunktion kann Wichtiges besprochen werden.
- Standardisierte Schichtchecklisten: Digitale Checklisten ermöglichen die strukturierte Abarbeitung von Alltagsroutinen wie der Frühschicht oder dem Nachtdienst an der Rezeption, Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen und vielem mehr. Selbstwiederholende Checklisten können einmal erstellt und beliebig oft wiederholt werden. Probleme oder Anmerkungen können direkt in der Kommentarfunktion besprochen werden.
- Dokumentation von Reparaturen: Das Reparaturen Tool vereinfacht die Meldung von Schäden, indem passende Techniker:innen vorgeschlagen werden und der Mangel über Bildanhänge transparent dokumentiert werden kann. Der Arbeitsfortschritt ist stets klar ersichtlich.
- Echtzeit-Kommunikation mit dem Housekeeping Team: Durch die Einbindung des hotelkit Housekeeping Tools, ist eine kompakte Übersicht über den Status der aktualisierten Zimmerreinigung in Echtzeit möglich. Die Kommunikation mit dem Housekeeping Team erfolgt stressfrei und unkompliziert.
- Rasche Abwicklung von Gästewünschen und Beschwerden: Die Kommunikation von Gästewünschen im Hotel wird mit dem gleichnamigen Tool erleichtert, indem das Anliegen zentral an passende Empfänger:innen übermittelt und mit einer verbindlichen Deadline versehen werden kann.
Ebenso ermöglicht hotelkit rasch auf Beschwerden zu reagieren. Ort und Art des Problems können dokumentiert, die zuständigen Empfänger:innen ausgewählt und der Lösungsprozess erarbeitet und mitverfolgt werden.
