“Als Operations Manager bin ich nicht mehr dazu gezwungen, unterschiedlichste Kommunikationsmedien einzusetzen oder vor Ort zu sein, um zu delegieren oder den Fortschritt von Arbeitsprozessen nachzuverfolgen: Hierzu reicht mir nun hotelkit.”
Martynas Rutkauskas
Cluster Director of Operations,
Radisson Blu Manchester Airport & Park Inn Manchester
E-Mails, Telefonate, Nachrichten auf Zettelchen – als Cluster Director of Operations zweier Radisson Hotels in Manchester kennt Martynas Rutkauskas die Herausforderung, Informationen an sein ganzes Team heranzutragen, nur allzu gut. Mit hotelkit erfolgt die Kommunikation nun zentral über eine digitale Plattform. Wie das den Arbeitsalltag veränderte und die Produktivität erhöht, beschreibt er uns im Interview.
Als Director of Operations muss Martynas Rutkauskas nicht nur Aufgaben an die Teams delegieren, sondern auch den Überblick über den Fortschritt der Arbeitsprozesse in beiden Hotels bewahren. Wie hotelkit ihm diese Aufgabe erleichterte, beschreibt er im Interview:
Herausforderung
Zwei Hotels, unterschiedliche Kommunikations-Kanäle
Wir waren gefordert mit der großen Menge an Informationen, die täglich über unterschiedlichste Kommunikationskanäle zwischen unseren Abteilungen ausgetauscht wurden: E-Mails, Whatsapp-Nachrichten, auf Papier Geschriebenes – wir kommunizierten auf vielen Ebenen. Es war also nicht einfach, hier den Durchblick zu bewahren. Das kostete Zeit, in weiterer Folge wurden unsere Arbeitsprozesse verzögert. Hinzu kam, dass wir 2021 mit einem weiteren Radisson Hotel zu einem Cluster mit einem gemeinsamen General Manager zusammengelegt wurden. Die Kommunikation zwischen den beiden Standorten gestaltete sich jedoch nicht gerade einfach. Hierzu fehlte uns damals ein gemeinsames Kommunikationsmedium, das alle Informationen auf einer zentralen Stelle verfügbar und damit auch für jene Mitarbeiter*innen zugänglich macht, die sich im Moment nicht im Hotel befinden.
Solution
Wie unterstützt dich hotelkit als Operations Manager?
Arbeitsfortschritte in Echtzeit verfolgen, ohne vor Ort sein zu müssen
Seit wir unsere Arbeitsprozesse digitalisiert haben, sind wir produktiver geworden. Aus dem simplen Grund, weil wir alle Informationen, die für unseren Arbeitsalltag relevant sind, nun an einer zentralen Stelle finden und keine E-Mails, Telefonate, Zettelchen oder Whatsapp-Nachrichten mehr für den internen Austausch benötigen. Als zuständiger Operations Manager für das Radisson Blu Hotel Manchester Airport und das Park Inn by Radisson Manchester City Centre bin ich nicht mehr dazu gezwungen, unterschiedlichste Kommunikationsmedien einzusetzen oder vor Ort zu sein, um zu delegieren oder den Fortschritt von Arbeitsprozessen nachzuverfolgen: Hierzu reicht mir nun hotelkit.
Überblick behalten mit digitalen Aufgaben und Checklisten
Ich persönlich bin ein großer Liebhaber von digitalen Aufgaben mit Checklisten. To-Do-Listen mochte ich schon immer. hotelkit gibt mir die Flexibilität, die Auflistung meiner täglichen, wöchentlichen und langfristigen Vorhaben laufend anzugleichen. Wann immer ich ein Gespräch über interessante Verbesserungsmaßnahmen in unserem Hotel habe, erstelle ich im selben Moment eine Aufgabe in hotelkit und füge sie meiner persönlichen ToDo-Liste hinzu. So geht kein Einfall verloren und ich bewahre den Überblick über alles, was ich in unserem Betrieb umsetzen möchte.
Prioritäten für das ganze Team übersichtlich geordnet
Noch bevor ich in der Früh das Hotel betrete, sehen meine Abteilungsleiter:innen, was heute am Programm steht, geordnet nach Priorität. Um unnötige Ablenkungen zu vermeiden, sieht jede Abteilung nur ihre eigene Aufgabenliste. Nun setzen meine Teams mit der Umsetzung fort, während die Abteilungsleiter:innen und ich den Arbeitsfortschritt in Echtzeit in hotelkit mitverfolgen können.
Keine Emails, WhatsApp-Nachrichten oder Telefonate nötig
Sollte es Komplikationen geben, teilen uns die Mitarbeiter*innen das über einen Kommentar im betreffenden Eintrag mit – keine E-Mails, keine Whatsapp-Nachrichten, keine Telefonate. Selbst wenn wir nicht vor Ort im Hotel sind, können wir umgehend reagieren, da wir über die hotelkit App immer mit dem Team verbunden sind.
Resultat
Tägliche Abläufe automatisiert
Sicherheitsrundgang unterstützt durch NFC-Technologie
Die Route ist inzwischen mit 56 NFC-Tags versehen, die vor Ort mit dem Smartphone gescannt werden müssen. Bei jedem Scan erscheint eine hotelkit-Checkliste, die aufzeigt, was an dieser Stelle zu kontrollieren ist. Besteht ein Problem – z.B. ein blockierter Notausgang – und ein Punkt kann nicht abgehakt werden, kann sogleich eine Aufgabe in hotelkit kreiert werden, um dieses an die zuständigen Mitarbeiter*innen weiter zu melden. Für uns ergeben sich hieraus zwei Vorteile: Wir erhalten eine verlässliche Dokumentation unseres Sicherheitsrundganges, die wir bei Kontrollen den Behörden vorlegen können. Darüber hinaus ist garantiert, dass Mängel rasch behoben werden.
Wiederholende Checklisten für Früh- und Spätschicht
Zudem nutzen wir wiederholende Aufgaben mit Checklisten für unsere Früh- und Spätschicht an der Rezeption. So ist für unsere Mitarbeiter*innen strukturiert dargelegt, was alles zu beachten ist.
Manager on Duty Rundgang
Auch der Rundgang des Manager on Duty ist in Form einer Checkliste abgebildet, hier wurden ebenfalls NFC-Tags an allen kritischen Kontrollpunkten angebracht. Selbst neue Mitarbeiter*innen wissen durch diese logische Darstellung immer, was alles zu erledigen ist.
SOPs und Dokumente zentral zugänglich
Die Abteilungen finden im digitalen Handbuch unsere SOPs, Anleitungen und Sicherheitsdokumente. Auch die Gefährdungsbeurteilung, die wir jährlich aktualisieren und von den Mitarbeiter*innen abzeichnen lassen müssen, ist im digitalen Handbuch als Vorlage gespeichert. Anhand des Verlaufs, der zeigt, wann und von wem eine Datei zuletzt bearbeitet wurde, können wir belegen, dass wir die obligaten Überarbeitungen jährlich durchführen. Wir müssen diese vielen Seiten also nicht mehr ausdrucken, können die Änderungen bequem online vornehmen und die Mitarbeiter*innen über eine Aufgabe darum bitten, das Dokument zu unterschreiben und die unterzeichnete Gefährdungsbeurteilung wieder in hotelkit hochzuladen.
Leistungsstärkere Teams
Unsere Mitarbeiter*innen gewinnen durch verkürzte Arbeitsprozesse Zeit, kleine Teams bewältigen mehr. Außerdem finden neue Kolleg*innen durch hotelkit schneller in ihren Aufgabenbereich, denn alle wichtigen Informationen, die sie für ihre Tätigkeit benötigen, sind dort kompakt aufbereitet. Zudem motiviert die Nutzung des Systems einfach, denn man merkt, wie der Arbeitsalltag leichter und leichter wird.
