“Mit hotelkit teilen wir unser Wissen, definieren klare Standards und machen sie für alle zugänglich – bei gleichbleibender Eigenverantwortung der Hotels.”
Nadja Andrei
Associate Director People & Culture Development
Ruby Group
Die Ruby Group wächst kontinuierlich. Die Teams an den verschiedenen Standorten arbeiten täglich in einem dynamischen Umfeld und erfüllen dabei höchste Ansprüche an Service, Stil und Qualität. Damit operative Abläufe nicht nur in einzelnen Häusern funktionieren, sondern standortübergreifend konsistent bleiben, braucht es klare Kommunikation, standardisierte Prozesse und jederzeit verfügbares Wissen.
Mit 21 Hotels in 14 Städten und weiteren Standorten in Planung setzt Ruby Group auf hotelkit als zentrale Plattform, um Zusammenarbeit, Standards und interne Kommunikation effizient zu bündeln – vom Corporate Office bis in den täglichen Betrieb der einzelnen Hotels.
Das Ruby Corporate Office
Einheitliche Standards über alle Hotels hinweg
Eine besondere Rolle nimmt bei der Ruby Group das Corporate Office ein: Hier wird hotelkit nicht nur als Kommunikationskanal genutzt, sondern als Plattform, um Standards, Policies und wiederholbare Prozesse für alle Hotels bereitzustellen. Das Corporate Office sorgt so dafür, dass wichtige Informationen nicht isoliert in einzelnen Teams oder Tools geteilt, sondern strukturiert verbreitet und konsequent im Betrieb verankert werden.
Operative Klarheit für alle Häuser – in Echtzeit
Mit Hilfe von digitalen Übergaben werden auch operative Themen kommuniziert, die für mehrere Standorte relevant sind – etwa Gäste-Relocations (z. B. nach Wasserschäden), technische Fragestellungen sowie kurzfristige Herausforderungen bei Buchungen, Payments und Staffing. Dadurch werden zentrale Updates schnell sichtbar, sauber dokumentiert und für alle Häuser nachvollziehbar.
Kommunikation, die jeden erreicht – mit einem Klick
Im Bereich News nutzt die Ruby Group hotelkit außerdem als offiziellen Kanal für interne Kommunikation: von News Clippings und internen Einblicken in den Teamalltag bis hin zu Updates zur AI Usage Policy, Social Media Guidelines sowie organisatorischen Änderungen wie neuen Rollen.
Skalierbare Standards für nachhaltiges Wachstum
Das digitale Handbuch spielt im Corporate Office eine entscheidende Rolle, um Standards nachhaltig zu skalieren. Dort werden Richtlinien und Inhalte zentral bereitgestellt, wie etwa Recruiting- und Meeting-Prozesse, Business-Travel-Policies, ESG-Kommunikationsstandards sowie Themen rund um Projektmanagement, Accounting und Brand Identity. Ergänzend sind operative Standards dokumentiert, etwa Service- und F&B-Guidelines, HACCP-Inhalte und Krisenprozesse.
Schnelleres Onboarding, saubere Prozesse
Unterstützt wird diese Struktur durch digitale Aufgaben mit vordefinierten Templates, die das Corporate Office für alle Hotels bereitstellt– etwa für Social Media, HR und interne Surveys. Die Ruby Group hat zudem Onboarding-Prozesse durch Aufgaben-Templates strukturiert – mit klaren Abläufen je Abteilung, sodass neue Kolleg:innen schneller starten können.
Use Cases im Hotelalltag
So arbeiten die Ruby Häuser mit hotelkit
Während das Corporate Office Standards und Kommunikation zentral steuert, zeigt sich in den einzelnen Häusern vor allem eines: hotelkit wird im Tagesgeschäft als operatives Tool genutzt – für Schichtübergaben, Technikprozesse, Checklisten und Wissen, die das Team jederzeit abrufen kann.
1) Schichtübergaben: Klarheit zwischen Teams und Schichten
Ein zentraler Use Case in vielen Ruby Hotels sind strukturierte Übergaben, die den Informationsfluss zwischen Schichten und Abteilungen absichern. Häufig kommen Templates zum Einsatz, um wiederkehrende Vorgänge schnell und konsistent zu dokumentieren – etwa Early Check-outs, No-shows, offene Posten, unklare Zahlungen, Paketlieferungen oder Rückerstattungen. So entsteht eine klare Übergabelogik, die tägliche Abstimmung vereinfacht und operative Sicherheit schafft.
2) Reparaturen: Technische Themen transparent machen
In den Hotels wird hotelkit gezielt für Reparaturen und Wartung genutzt. Technische Anliegen werden systematisch erfasst, häufig nach Priorität organisiert und für die zuständigen Teams nachvollziehbar dokumentiert. Besonders in gästekritischen Bereichen wie Badezimmern, Klima oder sicherheitsrelevanten Themen unterstützt dieser Workflow dabei, Probleme schneller zu melden, transparent zu verfolgen und die Zusammenarbeit zwischen Operations und Haustechnik zu verbessern. Klare Prozesse stellen sicher, dass die Haustechnik rasch reagiert und Tickets konsequent abgeschlossen werden.
3) Handbuch: Wissen, Training und Standards für konsistente Qualität
Neben Kommunikation und Technikprozessen ist das Handbuch in den Ruby Hotels ein wichtiges Fundament für Qualität und Training. Inhalte reichen von Hygiene- und HACCP-Vorgaben über Lost & Found, Umgang mit Gästebeschwerden sowie Brandschutz und Erste Hilfe bis hin zu F&B-Standards, Rezepten und Präsentationsvorgaben mit Bildern. Es werden auch technische Anleitungen und Sicherheitsprozesse dokumentiert. Das Ergebnis ist ein Wissenszugang, der Teams im Alltag unterstützt und Standards unabhängig von Schicht oder Person verfügbar macht.
4) Checklisten & Templates: Klare Routinen, bessere Organisation
In den Hotels sichern Checklisten die tägliche Umsetzung wiederkehrender Aufgaben – etwa für Früh-, Spät- und Nachtdienste, Hygiene-Routinen, Supervisor-Aufgaben oder Quality Checks. Ergänzend werden Templates für wiederkehrende Abläufe eingesetzt, beispielsweise im Bereich Maintenance oder für administrative und operative Themen.
Ergebnis: Standardisierung, Geschwindigkeit und mehr Verlässlichkeit im Alltag
hotelkit ermöglicht der Ruby Group eine Arbeitsweise, die sowohl zentral steuerbar als auch im operativen Alltag robust ist. Das Corporate Office nutzt hotelkit als Enablement-Plattform, um Policies, Standards, Kommunikation und wiederholbare Templates effizient in die Hotels zu bringen. In den Häusern selbst sorgt hotelkit dafür, dass Schichtübergaben klarer ablaufen, technische Themen nachvollziehbar bearbeitet werden und Wissen nicht verloren geht, sondern strukturiert verfügbar bleibt.
