Optimiere dein Facility Management

hotelkit Facility Management wurde speziell für die Anforderungen der Hotellerie entwickelt und unterstützt dich dabei, Wartung, Reparaturaufträge und Asset Management zentral zu organisieren.

Im Vergleich zu vielen anderen Lösungen verbindet hotelkit Facility Management digitale Wartungsplanung, mobile Erfassung von Reparaturen, zentrale Gerätedaten, Servicehistorien, Reports und NFC- oder QR-Code-basierte Kontrollrundgänge in einer Lösung. So wird dein technisches Gebäudemanagement übersichtlicher, Ausfallzeiten können reduziert und wiederkehrende Aufgaben effizienter geplant werden.

Die Facility Management Features gliedern sich in sechs Bereiche:

• Wiederkehrende Aufgaben und präventive Wartung: Wartungen werden in festen Intervallen automatisch geplant, nach Herstellervorgaben, gesetzlichen Pflichten oder internen Standards. Die Aufgaben entstehen und verteilen sich von selbst, keine Prüfung geht unter.
• Durchführung und Dokumentation: Gearbeitet und dokumentiert wird direkt an der Anlage. Messwerte, Befunde und erledigte Schritte wachsen zu einer Historie, die internen Reviews und externen Audits standhält.
• Task Management: Das Task Management verknüpft jede Aufgabe mit ihrer Anlage, inklusive Fälligkeiten, Intervallen und klaren Zuständigkeiten.
• Equipment Management: Das Equipment Management führt ein strukturiertes Anlagenregister: Seriennummern, Herstellerdaten, Garantiezeiten, Wartungsintervalle und Dokumente.
• Kommunikation und Transparenz: Alle Beteiligten sehen in Echtzeit, was ansteht, was läuft und was erledigt ist.
• Reports und Nachvollziehbarkeit: Wartungsdaten lassen sich auf Anlagen- oder Portfolioebene exportieren, für Auswertungen, Compliance-Nachweise und Audits.

• Klare Zuständigkeiten, weniger Reibung zwischen den Abteilungen
• Störungen sind schneller behoben
• Geplante Wartung verhindert Ausfälle, statt sie zu verwalten
• Interne Kommunikation, die sich dauerhaft verbessert
• Belastbare Nachweise für Audits und Qualitätsmanagement

Präventive Wartung ist für wiederkehrende, geplante Prüfungen gedacht, die Anlagen langfristig sicher und zuverlässig halten. Jede Aufgabe hängt an einer Anlage oder einem Ort aus dem Asset-Modul, damit aus einem Wartungsplan feste Wartungsintervalle werden und nicht bloß gute Vorsätze.

Typische Fälle: gesetzliche Prüfungen, Sicherheitskontrollen, regelmäßige Messungen, herstellerempfohlene Wartungen, Compliance-Routinen und ortsgebundene Arbeiten im Heizraum oder auf dem Dach. Präventive Instandhaltung heißt: Der Ausfall wird verhindert, nicht dokumentiert.

Dazu gehören ein übersichtlicher Wartungskalender, automatisierte Erinnerungen, mobile Reparaturmeldungen, Priorisierung von Aufgaben, Fortschrittsverfolgung, Statistiken und Reports. Zusätzlich kannst du Gerätedaten, Bedienungsanleitungen, Garantien und Servicehistorien zentral speichern.

Reparaturen sind die reaktive Instandhaltung: Etwas ist bereits defekt. Auch Reparaturtickets lassen sich mit Anlagen und Orten verknüpfen, sie halten aber ungeplante Ereignisse fest, keine geplanten Arbeiten.

Typische Fälle: Schäden melden, mit Fotos und Beschreibung dokumentieren, dringende Fälle an das richtige Team leiten, Fortschritt verfolgen und Zufallsfunde vom Rundgang erfassen. Das Reparatur-Ticketsystem macht jede Meldung nachvollziehbar, vom ersten Foto bis zur Freigabe. So bleibt das Reparaturmanagement lückenlos.

Präventive Wartung ist proaktiv: im Voraus geplant, um Ausfälle zu verhindern. Reparaturen sind reaktiv: ausgelöst durch eine Störung, um sie zu beheben. Das eine schützt den Plan, das andere rettet ihn.

In der Präventive Wartung liegen typischerweise:

• Prüfungen nach Gesetz, Herstellervorgabe oder internem Standard
• Sicherheitskontrollen wie Brandschutzprüfung und Notbeleuchtungstest
• Technische Messungen: Temperaturen, Drücke, pH-Werte und andere Betriebswerte
• Wartungsarbeiten: Reinigungszyklen, Schmierung, Sichtprüfung, Filterwechsel
• Ortsgebundene Routinen im Heizraum, auf Dachflächen oder im Lager, unabhängig von einer einzelnen Anlage
• Inspektionsmanagement und Wartungsdokumentation laufen am selben Ort: Sicherheitsprüfung und Wartung werden erfasst, während sie passieren, nicht abends aus dem Gedächtnis.

Wartungen zu dokumentieren macht aus verstreuter Arbeit einen belastbaren Nachweis:

• Zuordnung: Jede Anlage trägt ihre wiederkehrenden Prüfungen, Sicherheitskontrollen und Messungen
• Effizienz: Die Historie der Anlagenwartung zeigt Auffälligkeiten und Muster früh, bevor daraus ein Austausch wird
• Compliance und Sicherheit: Dokumentierte Wartung deckt Brandschutz, Aufzugsprüfung und Hygienemessungen ab
• Audit-Sicherheit: Eine lückenlose Historie ist fertige Audit-Dokumentation für interne Reviews und externe Audits
• Kosten: Erfasste Ergebnisse stützen Budgetierung und Lebenszyklus im Anlagenmanagement
• Auslastung: Klare Zuständigkeiten verteilen wiederkehrende Aufgaben gleichmäßig