“Dank hotelkit konnten wir eine innovative Möglichkeit schaffen, um die Kommunikation zwischen den 3 Hotels zu optimieren.”
Florian Mayer
Managing Director,
Hotel Dachsteinkönig
In den Mayer Family Hotels etablierte hotelkit ein effizientes und transparentes Wissensmanagement, das in allen Betrieben zeitgleich und ortsunabhängig funktioniert und unterstützte somit das erfolgreiche Familienunternehmen beim Pre-Opening eines neuen Familux Resorts.
Die Familux Resorts zählen zu den führenden Familienhotels im deutschsprachigen Raum. Insgesamt gehören drei Häuser zur familiengeführten Hotelgruppe: Das Leading Family Hotel & Resort Alpenrose, das Kinderhotel Oberjoch und das Leading Family Hotel & Resort Dachsteinkönig. Mit der Eröffnung des Dachsteinkönigs konnte die Familie Mayer ein besonderes Zeichen setzen, denn hierbei handelte es sich nicht nur um das größte österreichische Hotel Bauprojekt im Jahr 2016, sondern auch um eines der innovativsten Konzepte.
Herausforderung
Wissen in allen Hotels vereinheitlichen
Doch genau daraus ergaben sich auch diverse Herausforderungen. Zum einen wünschte sich die Hoteliers-Familie eine Form des Wissensmanagements und der Kommunikation, die nahtlos in allen Betrieben funktioniert und ineinandergreift. Auch die Herausforderungen des Generationenwechsels sowie die Eröffnung eines weiteren Hotels sollten optimal abgestimmt werden. “Wir alle nutzen hotelkit sehr gerne, da es modern ist und total einfach!” so Mario Pabst Assistant General Manager, Hotel Dachsteinkönig.
Lösung
hotelkit implementation
Der Start mit hotelkit erfolgte im Sommer 2013 mit einer Schulung der gesamten Inhaberfamilie und der Hoteldirektoren vom Hotel Alpenrose und Hotel Oberjoch. Die Mitarbeiter:innen der jeweiligen Hotels wurden nach und nach ebenfalls geschult.
Während der ersten beiden Monate nach Implementierung wurden die hotelkit-Tools rege genutzt, mit rund 660 Aktivitäten im Hotel Oberjoch und 1.250 Aktivitäten im Hotel Alpenrose. Als 2016 das Hotel Dachsteinkönig in Pre-Opening Phase zum hotelkit-Netzwerk hinzugefügt wurde, überraschte die dortige Nutzung in den ersten 2 Monaten mit 3.100 Aktivitäten. Diese Steigerung geht einher mit dem größeren Angebot an hotelkit-Tools sowie mit der Vertrautheit aller Mitarbeiter:innen im Umgang mit hotelkit.
Zum Pre-Opening wurde ein eigenes Tagebuch im Handbuch angelegt, in dem bereits jegliche Aufgaben und Detailinformationen für alle Kollegen jederzeit einsehbar hinterlegt waren – Werbetexte, Zeitpläne, Grundrisse der einzelnen Zimmer, ein Glossar und vieles mehr. hotelkit erfüllte also in der Bau- und Eröffnungsphase zwei Zwecke zugleich: Zum einen war es Informationsgrundlage für einen reibungslosen Start des neuen Hotels, zum anderen Kommunikationsmittel für den hausinternen sowie häuserübergreifenden Austausch. Bereits vor Eröffnung des Hotels war hotelkit Teil des regulären Arbeitsalltags – im Schnitt gab es 60 Aktivitäten pro Tag sowie 500 Termine im gesamten Zeitraum.
Resultat
Häuserübergreifende Kommunikation
Die Ziele, welche sich Familie Mayer gesteckt hatte, konnten erreicht werden. Sowohl die häuserübergreifende Kommunikation als auch die Eröffnung des Dachsteinkönig wurden erfolgreich umgesetzt. Zusammengenommen finden sich heute im Netzwerk rund 200 Ideen von 48 unterschiedlichen Mitarbeiter:innen. Das entspricht etwa einem Schnitt von einer neuen Idee jeden sechsten Tag. Knapp über die Hälfte aller Ideen wurden bereits umgesetzt, wobei das Resultat für alle Mitarbeiter sichtbar in hotelkit dokumentiert wird.
Für Florian Mayer, Geschäftsführer Hotel Dachsteinkönig, bietet hotelkit eine innovative Möglichkeit zur internen Kommunikation aller drei Häuser. „Dank der hotelkit-App ist es uns möglich, spontan und von jedem beliebigen Ort das Geschehen zu verfolgen und Aufgaben, Reparaturen oder Feedback direkt mit Fotos vom Smartphone aus zu vergeben“, erzählt er begeistert. Und die Assistenz der Geschäftsführung Andreas Fischer, Assistant General Manager im Hotel Alpenrose, ergänzt: „Der große Vorteil für uns ist, dass wir mit hotelkit Informationen und Arbeitsabläufe von allen Abteilungen in den 3 Hotels sammeln und voneinander lernen können. Für neue Hotelprojekte wie dem Dachsteinkönig schaffen wir dadurch ohne großen Aufwand eine perfekte Basis.“
Insgesamt haben die drei Betriebe aktuell etwa 1.000 Wissensartikel im Handbuch hinterlegt. Diese hervorragende Grundlage wird aktiv genutzt und verbessert, denn allein bis heute wurde jeder Artikel im Schnitt elf Mal überarbeitet.
Zudem arbeitet jeder Betrieb mit jeweils acht unterschiedlichen Kalendern. Unter anderem läuft das gesamte Wochenprogramm über hotelkit, außerdem werden Urlaube, Geburtstage und Jahrestage im Kalender verwaltet.
