“hotelkit hat in unserem Betrieb zu einer spürbaren Erleichterung des Arbeitsalltags geführt und hilft uns als Erinnerungsstütze dabei, noch bessere Gastgeber:innen zu sein.”
Rupert Mayer
Front Office Manager
Das Goldberg
Ein unzuverlässiges Pager-System, handschriftliche Notizen und chaotische Papierlisten – das war die Realität im Front Office des Designhotels „Das Goldberg“ in Bad Hofgastein. Mit dem Ziel, Struktur, Transparenz und Effizienz in den Betriebsalltag zu bringen, entschloss sich das Hotelteam um Front Office Manager Rupert Mayer zur digitalen Transformation. Mit hotelkit fanden sie die passende Lösung für ihre Herausforderungen und sind heute bestens für die Wintersaison vorbereitet.
Gerade in saisonabhängigen Betrieben wie „Das Goldberg“, in denen Personalwechsel und kurzfristige Anforderungen an der Tagesordnung stehen, spielt hotelkit seine Stärken voll aus. Neue Mitarbeiter:innen können sich dank digitalem Handbuch und strukturierter Übergaben rasch einarbeiten, Kommunikationswege bleiben trotz wechselnder Teams stabil und Abläufe werden selbst in hektischen Phasen transparent dokumentiert. So entsteht Verlässlichkeit – auch wenn sich das Team regelmäßig verändert.
Herausforderung
Kommunikationslücken zum Saisonstart
Vor der Einführung von hotelkit war die interne Kommunikation im Hotel durch analoge Prozesse geprägt – Papierlisten und Notizzettel wurden oft verloren oder übersehen. Wichtige Aufgaben gerieten in Vergessenheit, der Wissenstransfer zwischen Abteilungen war lückenhaft. Besonders im Front Office bedeutete das nicht nur einen erhöhten Arbeitsaufwand, sondern auch ein Risiko für die Servicequalität gegenüber den Gästen. Die Pager im Housekeeping hatten zudem keinen verlässlichen Empfang, was die Kommunikation zusätzlich erschwerte.
Lösung
Digitale Struktur für effizientes Aufgabenmanagement
Die Entscheidung für hotelkit fiel aufgrund der einfachen Nutzbarkeit auf allen Endgeräten sowie der zentralen Plattform, die sowohl Kommunikation als auch Wissen und Aufgaben bündelt. Die Implementierung erfolgte systematisch und abteilungsübergreifend: Führungskräfte wurden zuerst geschult, gaben ihr Wissen dann an die Teams weiter. Die Akzeptanz war hoch – heute sind alle Arbeitsbereiche mit hotelkit vernetzt. Besonders intensiv genutzt werden Tools wie Aufgaben, Gästewünsche, Übergaben und das digitale Handbuch. Tägliche Routinen wie Checklisten oder Reparaturaufträge sind strukturiert dokumentiert, und Erinnerungsfunktionen sorgen dafür, dass nichts mehr untergeht.
“Mit hotelkit fanden wir eine Lösung, die nicht nur verlässliche Kommunikation ermöglicht, sondern auch überall in unserem Haus funktioniert.”
Rupert Mayer
Front Office Manager
Das Goldberg
Resultat
Entlastung im Arbeitsalltag
Die Umstellung auf digitale Prozesse brachte eine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag. Papierlisten gehören der Vergangenheit an, Ordner wurden durch ein zentrales digitales Wissenssystem ersetzt. Alle Mitarbeiterinnen können sich ortsunabhängig informieren, Aufgaben nachverfolgen und Gästewünsche effizient bearbeiten. Auch Rückkehrerinnen aus dem Urlaub finden dank der dokumentierten Übergaben schnell wieder Anschluss. Selbst technische Mängel werden heute schneller behoben – das Reparaturen Tool sorgt für klare Verantwortlichkeiten und lückenlose Nachverfolgung.
