“Man merkt, dass die Macher von hotelkit aus der Hotellerie kommen, denn sie greifen hotelinterne Prozesse punktgenau auf und erleichtern ihren Kunden damit die tägliche Arbeit.”
Christian Andresen
CEO
The Mandala Berlin
Im Herzen Berlins, direkt am Potsdamer Platz, steht das privat geführte Luxushotel The Mandala Berlin für höchsten Komfort, exzellenten Service und kompromisslose Qualität. Um diese Standards zu sichern und weiter zu steigern, entschied sich das Managementteam um CEO Christian Andresen für die Einführung von hotelkit, einer digitalen Plattform zur Optimierung interner Prozesse und Kommunikation.
Herausforderung
Digitalisierung für exzellenten Gästeservice
The Mandala Berlin verfolgte ein klares Ziel: Die bereits etablierten, aber teilweise noch papiergestützten Abläufe sollten digitalisiert werden, um Effizienz und Qualität weiter zu steigern. Die interne Kommunikation sollte direkter und schneller werden, Störungen im Arbeitsalltag minimiert und der Fokus auf den Gast geschärft werden. Eine besondere Herausforderung bestand darin, funktionierende Prozesse so weiterzuentwickeln, dass sie modernen Anforderungen gerecht werden – ohne dabei ihre Stärken zu verlieren.
Lösung
Digitale Struktur für tägliche Abläufe
Gemeinsam mit hotelkit startete das Team im Oktober 2016 in eine intensive Testphase – von Anfang an mit dem gesamten Team. Die digitale Plattform wurde direkt in den Arbeitsalltag integriert, sämtliche Reparaturen, Gästewünsche und interne Kommunikation liefen ab dem ersten Tag ausschließlich über hotelkit. In nur zwei Wochen wurden alle Mitarbeitenden umfassend geschult. hotelkit ist heute unter dem Mandala-spezifischen Namen MIC – Mandala Intelligent Communication fest in den täglichen Arbeitsabläufen verankert.
Inzwischen wurde auch jedes Zimmer im The Mandala mit einem NFC Tag ausgestattet, welcher diverse Informationen an die Mitarbeitenden durch kontaktlose Datenübertragung kommunizieren kann – Handbuchartikel mit Anleitungen und Videos werden hier über hotelkit rasch zugänglich gemacht.
“Ich konnte mit hotelkit die Abläufe im Housekeeping team neu strukturieren und an vielen Stellen für die Mtiarbeiter vereinfachen. Auf Telefonanrufe können wir heute fast vollständig verzichten und stören damit die Kollegen nicht mehr bei ihrer Arbeit.”
Franziska Schöler
Leitung Housekeeping
The Mandala Berlin
Resultat
Effizienzsteigerung durch klare Prozesse
Die Implementierung von hotelkit hat im The Mandala Berlin zu spürbaren Verbesserungen geführt. Die tägliche Arbeit ist strukturierter, Abläufe laufen deutlich reibungsloser und teamübergreifende Übergaben erfolgen nahtlos. Rückfragen werden digital geklärt, Wissen ist zentral verfügbar und leicht auffindbar.
Ein besonderes Highlight: 72 % aller Reparaturaufträge werden innerhalb von 24 Stunden erledigt – ein klarer Beleg für die neu gewonnene Effizienz. Auch Gästewünsche werden schneller umgesetzt, wodurch der Service am Gast nochmals optimiert werden konnte. Das Team profitiert von klaren Abläufen, weniger Unterbrechungen und mehr Zeit für das Wesentliche: den Gast.
