“Durch vereinfachtes und effizientes Kommunizieren ist es nahezu unmöglich, wichtige Informationen zu verlieren – einem optimalen Arbeitsablauf steht also nichts mehr im Wege.”
Johanna Ladehoff
Marketing & Verkauf
Ringhotel Birke
Im Ringhotel Birke, einem familiengeführten 4-Sterne Superior Business- und Wellnesshotel in Schleswig-Holstein, steht das Wohl der Gäste an erster Stelle – doch interne Abläufe und die Kommunikation im Team gerieten immer wieder ins Stocken. Die Herausforderungen eines gewachsenen Betriebs und die zunehmende Komplexität des Hotelalltags machten deutlich: Es braucht neue, digitale Wege, um Informationstransfer und Aufgabenkoordination effizient und nachhaltig zu gestalten. Die Entscheidung fiel auf hotelkit – mit spürbarem Erfolg.
Herausforderung
Informationsverluste durch analoge Übergaben
Das Hotelteam – liebevoll „Mitgastgeber“ genannt – sah sich mit einer Vielzahl an Informationslücken konfrontiert. Gästewünsche über verschiedene Kanäle, Excel-Listen in den Abteilungen, handschriftliche Zettel und ein physisches Reparaturbuch sorgten für Zeitverlust, Missverständnisse und erschwerten den Überblick im Tagesgeschäft. Die Führungsebene erkannte den Handlungsbedarf, doch ein Teil der Belegschaft begegnete digitalen Tools zunächst mit Skepsis. Rund zwei Fünftel der Mitarbeitenden standen der Einführung von hotelkit kritisch gegenüber, was den Start der digitalen Transformation zu einer besonderen Herausforderung machte.
Lösung
Alle Infos auf einer zentralen Plattform
In einer 30-tägigen Testphase konnten erste Abläufe über hotelkit abgebildet und evaluiert werden. Besonders Übergaben und Aufgaben fanden schnell Anklang im Team, was den Einstieg erleichterte. Nach und nach wurden weitere Tools wie Reparaturen, Checklisten und der Kalender integriert und fest in den Alltag eingebunden. hotelkit ermöglichte es, Prozesse zu zentralisieren, Informationen transparent verfügbar zu machen und wiederkehrende Tätigkeiten strukturiert abzubilden. Die Akzeptanz innerhalb des Teams wuchs kontinuierlich – aus anfangs skeptischen Mitarbeitenden wurden überzeugte Nutzer.
“Gästewünsche über alle Kanäle, Excel-Übergaben in den Abteilungen, Zettelwirtschaft und ein Reparaturbuch haben zu viel von unserer Zeit gekostet, die wir lieber am Gast verbringen. So waren wir auf der Suche nach einer Softwarelösung und haben mit hotelkit eine hervorragende Wahl getroffen.”
Florian Buchebner
Geschäftsführer
Ringhotel Birke
Resultat
Nachhaltiger Wandel im Arbeitsalltag
Seit der Implementierung von hotelkit ist ein durchgehend positiver Wandel spürbar. Die interne Kommunikation verläuft heute deutlich strukturierter und effizienter. Übergaben finden regelmäßig digital statt und sorgen für reibungslose Schichtwechsel. Wiederkehrende Aufgaben sind klar dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar. Die Zahl der Aktivitäten über hotelkit steigt kontinuierlich – ein Zeichen dafür, wie stark das Tool inzwischen in den Hotelalltag integriert ist.
Im Wissensmanagement konnte ein wachsender, teamübergreifend genutzter Pool an Inhalten geschaffen werden. Der Reparaturprozess ist heute vollständig digitalisiert, und der Kalender sorgt für einen nahtlosen Überblick über Schulungen, Meetings und Veranstaltungen. Das gesamte Team profitiert von einem transparenteren Arbeitsumfeld, was sich in einem höheren Maß an Eigenverantwortung und Zusammenarbeit widerspiegelt.
