“Wir wünschten uns ein modernes Tool, um vor allem abteilungsübergreifend einfach zu kommunizieren – hotelkit bietet mit seinen Tools für den täglichen Hotelalltag bei weitem mehr als nur das und hat unsere Routinen ungemein erleichtert!”
Mirko Schulze
General Manager
Hampton by Hilton City West Berlin
Im Herzen Westberlins, unweit des berühmten Kurfürstendamms, empfängt das Hampton by Hilton Berlin City West seine Gäste mit modernem Komfort und perfekter City-Lage. Als etabliertes 3-Sterne-Haus mit 214 Zimmern und einem internationalen Gästemix stand das Hotel vor der Herausforderung, die internen Abläufe, insbesondere die abteilungsübergreifende Kommunikation, effizienter und digital zu gestalten. Mit der Einführung von hotelkit wurde nicht nur diese Herausforderung gemeistert, sondern eine spürbare Verbesserung im gesamten Hotelbetrieb erzielt.
Als eines der ersten Hilton Hotels positionierte sich das Hampton by Hilton Berlin City West frühzeitig als digitaler Vorreiter innerhalb der Marke. Die Hotelleitung erkannte in hotelkit eine innovative Chance, um den täglichen Hotelbetrieb effizienter zu gestalten und die Mitarbeitenden durch klare, digitale Strukturen nachhaltig zu entlasten.
Herausforderung
Transparente Kommunikation zwischen Abteilungen
Mit täglich an- und abreisenden Gästen und einer Vielzahl an Zimmern lag die größte Herausforderung in der optimalen Koordination des Zimmerstatus sowie der abteilungsübergreifenden Kommunikation. Informationen mussten häufig zwischen Housekeeping, Rezeption und Technik ausgetauscht werden – möglichst schnell, fehlerfrei und nachvollziehbar. Die bestehenden Prozesse konnten dem hohen Anspruch des Teams an Transparenz und Effizienz nicht mehr gerecht werden. Gesucht wurde deshalb eine Lösung, die sowohl intuitiv als auch flexibel genug war, um sich dem pulsierenden Arbeitsalltag eines Stadthotels anzupassen.
Lösung
Aufgaben in Echtzeit koordinieren und aktualisieren
Mit hotelkit wurde eine digitale Plattform eingeführt, die den Arbeitsalltag grundlegend vereinfachte. Bereits während der 30-tägigen Testphase konnten zentrale Tools wie Übergaben und Echtzeit Zimmer-Status Updates erfolgreich implementiert werden. Die einfache Bedienbarkeit der Software ermöglichte es dem Team, schnell produktiv zu arbeiten und die Vorteile unmittelbar zu nutzen. Die intensive Nutzung durch alle Abteilungen zeigte bereits in den ersten Wochen das Potenzial der Lösung: hotelkit wurde schnell zum Herzstück der internen Kommunikation. Besonders der Bereich Reparaturen entwickelte sich zu einem zentralen Element, mit dessen Hilfe technische Mängel schnell erfasst und noch schneller behoben werden konnten.
Ergebnis
Effizienz & Teamwork auf einem neuen Level
Heute ist hotelkit aus dem Alltag des Hampton by Hilton Berlin City West nicht mehr wegzudenken. Die vielen täglichen Aktivitäten zeugen von einer aktiven und nachhaltigen Nutzung durch das gesamte Team. Besonders die Reparaturmeldungen zeigen, wie schnell und effektiv Prozesse heute ablaufen: Priorisierte Reparaturen werden häufig innerhalb von nur acht Stunden erledigt, alle übrigen durchschnittlich binnen 24 Stunden. Auch die Nutzung der Übergaben – im Durchschnitt sieben pro Tag – trägt zur klaren Kommunikation zwischen den Abteilungen bei, besonders bei der Zimmerkoordination. Wiederkehrende Aufgaben, interne News und die digitale Wissensdokumentation runden das Nutzungsspektrum ab und sorgen für Struktur und Transparenz im gesamten Hotel.
