“Durch die Vernetzung des gesamten Teams gestaltet sich die Kommunikation im Unternehmen viel einfacher und erleichtert uns die operativen Abläufe in jeder Hinsicht.”
Markus Schmid
Resident Manager
Hotel Josefshof am Rathaus
Im Herzen der Wiener Josefstadt, einem charmanten Künstlerviertel, empfängt das Hotel Josefshof am Rathaus seine Gäste mit klassischer Eleganz und herzlicher Gastfreundschaft. Das 4-Sterne-Stadthotel bietet nicht nur stilvolle Zimmer, sondern auch ein besonderes Augenmerk auf Servicequalität und effiziente Abläufe hinter den Kulissen. Um die internen Prozesse zukunftsfit zu gestalten, entschied sich das Hotel frühzeitig für die digitale Lösung von hotelkit.
Herausforderung
Kommunikationslücken und fehlende Prozessstruktur
Im täglichen Hotelbetrieb stellte die interne Kommunikation eine zentrale Herausforderung dar. Informationen gingen im Schichtwechsel oft verloren, und die Abstimmung zwischen den Abteilungen war nicht immer reibungslos. Zudem fehlte eine zentrale Struktur für wiederkehrende Aufgaben – viele Abläufe waren papierbasiert, schwer nachvollziehbar und zeitintensiv. Ziel war es, die Kommunikation zu verbessern, Arbeitsprozesse zu standardisieren und das Team moderner aufzustellen.
Lösung
Digitale Struktur für tägliche Abläufe
Mit hotelkit wurde eine Plattform eingeführt, die alle Mitarbeiter digital vernetzt und zentrale Arbeitsbereiche wie Übergaben, Aufgaben, Reparaturen und Gästewünsche abbildet. Bereits in der Testphase zeigte sich das große Potenzial der Lösung: Die digitale Übergabe ermöglichte eine lückenlose Informationsweitergabe, Aufgaben konnten teamübergreifend koordiniert und Wissensinhalte zentral im Handbuch gepflegt werden.
Im Laufe der Nutzung wurden weitere Tools wie Kalender, Checklisten und Gästewunsch-Management ergänzt. So konnte das Hotel papierbasierte Prozesse vollständig digitalisieren und die Zusammenarbeit im Team nachhaltig verbessern.
Resultat
Effizienzgewinn und transparente Zusammenarbeit
Die Einführung von hotelkit führte zu einer klaren Verbesserung der internen Abläufe. Dienstübergaben sind nun nachvollziehbar und Informationen stehen allen relevanten Personen zur Verfügung. Wiederkehrende Aufgaben und Checklisten sorgen für Struktur im Alltag, während Termine und Meetings zentral geplant werden können.
Besonders effektiv zeigt sich die Nutzung des Reparaturtools: Ein Großteil der gemeldeten Vorfälle wird bereits innerhalb eines Tages erledigt – rund 70 % der Reparaturen werden so zeitnah abgeschlossen. Auch Gästewünsche lassen sich dank digitaler Erfassung schnell und zuverlässig umsetzen.
“Mit hotelkit ist unsere Arbeit effizienter, strukturierter und transparenter geworden.”
Markus Schmid
Resident Manager
Hotel Josefshof am Rathaus
Das Hotel Josefshof am Rathaus profitiert heute von einer modernen, digitalen Arbeitsumgebung, die die interne Kommunikation stärkt, Abläufe vereinfacht und Raum für das Wesentliche lässt – die optimale Betreuung der Gäste.
