“Auch für unser kleines Team bringt hotelkit viele Vorteile in der täglichen operativen Arbeit und ist so ein ganz zentraler Baustein geworden. Wir können heute nicht mehr ohne und sind große Fans.”
Christian Heck
Inhaber
Hotel am Wartturm
Das Hotel am Wartturm in Speyer ist ein familiengeführtes Boutiquehotel mit Charme und Herz. Inhaber Christian und Michaela Heck sowie ihr sechsköpfiges Team bieten ihren Gästen nicht nur eine wohnliche Atmosphäre, sondern auch einen Service, der durch seine persönliche Note überzeugt. Mit 17 Zimmern und 7 Serviced-Apartments ist das Hotel ein beliebter Ort für Geschäftsreisende und Städtetouristen gleichermaßen. Seit 2013 ist das Hotel ein begeisterter Nutzer von hotelkit – und hat die Software erfolgreich in alle täglichen Abläufe integriert.
Herausforderung
Wissen erhalten, Eigenverantwortung stärken
In einem privatgeführten Hotel wie dem Wartturm liegt der Großteil des betrieblichen Know-hows häufig bei den Inhabern selbst. Das bedeutet, dass diese oftmals jederzeit ansprechbar sein müssen, um Entscheidungen zu treffen oder Informationen bereitzustellen. Christian Heck wollte genau das ändern: Ziel war es, das Wissen des Hauses zu dokumentieren, um Mitarbeitenden mehr Entscheidungsfreiheit und selbstständiges Arbeiten zu ermöglichen. Gleichzeitig sollte eine transparente Kommunikation und ein strukturierteres Aufgabenmanagement etabliert werden – sowohl im operativen Bereich als auch in der internen Organisation.
Lösung
Zentrale Wissensplattform mit einfachem Zugriff für alle
Durch eine wissenschaftliche Arbeit über Digitalisierung in inhabergeführten Hotels wurde Christian Heck auf hotelkit aufmerksam. Nach ersten Zweifeln, ob das Tool für ein so kleines Team geeignet sei, startete man mit einer Testphase. Schnell wurde klar: hotelkit passt perfekt. Die Plattform ermöglichte eine umfassende Abbildung aller Prozesse – vom Handbuch über Aufgaben bis hin zu Checklisten und News. Besonders das Handbuch, das kontinuierlich wächst und alle essenziellen Informationen für den Betrieb enthält, wurde zu einem zentralen Element. Die Software erleichtert heute nicht nur die operative Arbeit, sondern bietet auch eine klare Struktur für Kommunikation, Planung und Wissensmanagement.
Ergebnis
Mehr Zeit für Gäste dank digitaler Entlastung
Seit der Einführung von hotelkit hat sich das Arbeitsumfeld im Hotel am Wartturm spürbar verändert. Die Mitarbeitenden arbeiten deutlich eigenständiger, Wissen ist jederzeit abrufbar und Prozesse laufen strukturiert ab. Das Handbuch mit einer ständig wachsenden Wissenssammlung, regelmäßige Checklisten und transparente Übergaben sorgen dafür, dass sich alle gut informiert fühlen – selbst nach Urlaub oder freien Tagen. Meetings, Events und Aufgaben werden klar geplant und nachvollziehbar dokumentiert. Die Familie Heck kann heute mit einem entspannten Gefühl verreisen, weil sie weiß, dass der Betrieb auch ohne ihre ständige Anwesenheit funktioniert.
