“Interne Kommunikation in Echtzeit, ganz einfach gestaltet und für alle unsere Mitarbeiter zugänglich – das war eigentlich unser Ziel. Mit hotelkit haben wir aber weit mehr bekommen, denn das Tool bildet heute bereits eine Vielzahl unserer operativen Prozesse ab.”
Alex Obertop
General Manager
SIDE Design Hotel
Mitten in der pulsierenden Metropole Hamburg gelegen, vereint das SIDE Design Hotel modernen Stil mit hanseatischer Gastlichkeit. Als Teil der renommierten Seaside Hotels Gruppe steht das Haus für exklusive Aufenthalte mit höchsten Ansprüchen an Design, Service und Komfort. Um auch hinter den Kulissen nahtlose Abläufe zu garantieren und den wachsenden Anforderungen an interne Kommunikation gerecht zu werden, entschied sich das Team für den Einsatz von hotelkit – einer digitalen Lösung, die sich schnell als unverzichtbares Tool im täglichen Betrieb etabliert hat.
Herausforderung
Kommunikationslücken durch Schichtbetrieb
Wie viele Betriebe in der Hotellerie stand auch das SIDE Design Hotel vor der Herausforderung, Informationen über mehrere Abteilungen hinweg zuverlässig und lückenlos zu kommunizieren. Besonders durch den Schichtbetrieb und die Vielzahl an Aufgaben, die im Tagesgeschäft parallel ablaufen, bestand ein hoher Bedarf nach einem System, das sowohl Transparenz als auch Effizienz schafft. Bisherige Kommunikationswege stießen an ihre Grenzen, da Informationen oft nicht alle relevanten Mitarbeitenden erreichten oder durch Zeitverzögerungen an Aktualität verloren. Auch die Koordination von Zuständigkeiten, besonders im Reparaturmanagement und bei regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben, war umständlich und fehleranfällig. Ziel war es, ein intuitives System zu finden, das gleichzeitig zur Kommunikation, Aufgabenverteilung und Dokumentation dient – und damit den operativen Alltag nachhaltig verbessert.
Lösung
Aufgabenkoordination auf Knopfdruck
Bereits während der einmonatigen Testphase zeigte sich, welches Potenzial hotelkit für den Hotelalltag bietet. Innerhalb kürzester Zeit wurde das Tool intensiv genutzt, was das Hotelmanagement dazu bewegte, es frühzeitig für alle Mitarbeitenden auszurollen. Durch die Einführung von hotelkit wurde die Kommunikation im Haus vollständig digitalisiert – Übergaben zwischen den Schichten erfolgen nun zentralisiert, nachvollziehbar und unabhängig von Ort und Zeit. Mitarbeitende können relevante Informationen direkt in das System eintragen oder abrufen, was eine durchgängige Informationskette gewährleistet.
Besonders im Bereich des Reparaturmanagements brachte die Anwendung einen spürbaren Fortschritt. Schäden werden nicht nur sofort dokumentiert, sondern auch mit Fotos versehen und direkt an die zuständigen Teams weitergeleitet. Dadurch konnten Abläufe gestrafft und Bearbeitungszeiten deutlich reduziert werden. Auch die Einführung digitaler Checklisten für Routineaufgaben wie Blumenbestellungen, wöchentliche Übersichten oder Kontrollgänge brachte mehr Struktur in den Arbeitsalltag – nichts bleibt mehr liegen und neue Teammitglieder finden sich schneller zurecht.
Darüber hinaus ermöglicht hotelkit die zielgerichtete Verteilung von internen News. Relevante Mitteilungen werden digital erstellt und individuell auf die jeweiligen Empfängergruppen zugeschnitten. So erhalten alle Mitarbeitenden nur die Informationen, die für ihren Bereich von Bedeutung sind – effizient, aktuell und nachvollziehbar.
“Im Fokus stand zunächst die Optimierung der gesamten Kommunikation im Hotel was eindeutig gelungen ist. Zeitgleich haben wir es aber auch geschafft, Prozesse wie das Reparatur Management zu vereinfachen.”
Hendrik Maas
Küchendirektor
SIDE Design Hotel
Resultat
Spürbare Effizienzsteigerung
Seit der Einführung von hotelkit hat sich der Alltag im SIDE Design Hotel grundlegend gewandelt. Die interne Kommunikation verläuft heute über eine zentrale Plattform, auf die alle Mitarbeitenden Zugriff haben. Durchschnittlich über hundert digitale Übergaben pro Monat sorgen dafür, dass Informationen über Schichten und Abteilungen hinweg ohne Reibungsverluste weitergegeben werden. Kommentare, Rückfragen und Ergänzungen fließen direkt in die digitalen Einträge ein und garantieren eine lückenlose Dokumentation.
Im Bereich der Instandhaltung konnte die durchschnittliche Erledigungszeit für Reparaturen auf unter 24 Stunden gesenkt werden – ein Wert, der nicht nur für das Technikteam eine Erleichterung bedeutet, sondern sich auch positiv auf das Gästeerlebnis auswirkt. Zudem sorgen digitale Aufgabenpläne für einen strukturierten Tagesablauf: Wiederkehrende Routinen werden nicht mehr vergessen und sind jederzeit nachvollziehbar. Die Möglichkeit, Aufgaben visuell zu erfassen, etwa mit Fotos von abgeschlossenen Reparaturen oder Kontrollpunkten, erhöht die Transparenz zusätzlich.
Auch bei größeren Projekten wie anstehenden Renovierungen nutzt das SIDE Design Hotel hotelkit als zentrales Kommunikationsmittel – diesmal sogar in der Zusammenarbeit mit externen Partnern und Dienstleistern. Damit zeigt sich, dass die Plattform nicht nur im Tagesgeschäft, sondern auch bei außergewöhnlichen Herausforderungen ein wertvolles Werkzeug ist.
